PRIVACYVERKLARING
Digitale Tandartsassistent – Sonrisa Ventas B.V.
KvK: 77118154 | St. Jacobsstraat 6, 3511 BR Utrecht
Versie: 1.0 | Datum: 17 december 2025
1. Wie wij zijn
Digitale Tandartsassistent is een handelsnaam van Sonrisa Ventas B.V., gevestigd in Utrecht. Wij ontwikkelen en leveren AI-gestuurde communicatieoplossingen voor tandartspraktijken, waaronder een digitale telefoonassistent, chatfunctionaliteit op websites en automatisering van patiëntcommunicatie.
2. Wanneer deze privacyverklaring van toepassing is
Deze verklaring is van toepassing wanneer iemand belt met een tandartspraktijk die gebruikmaakt van onze AI-telefonie, een chatbericht stuurt via de chatwidget, of onze website bezoekt.
3. Welke persoonsgegevens wij verwerken
- Identiteitsgegevens: voornaam, achternaam
- Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres
- Adresgegevens: postcode, huisnummer
- Afspraakgegevens: datum/tijd, behandelverzoeken, terugbelverzoeken
- Communicatiegegevens: transcripties, chatgesprekken, samenvattingen, mogelijke medische context
4. Hoe persoonsgegevens worden verzameld
Via telefonische gesprekken, chatberichten of communicatie met tandartspraktijken die onze software gebruiken.
5. Doeleinden van verwerking
Aannemen van gesprekken, beantwoorden van vragen, plannen van afspraken, versturen van SMS-berichten, verbeteren van AI-systemen en ondersteuning van patiëntcommunicatie.
6. Rechtsgrondslag
Uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigd belang van tandartspraktijken, en toestemming van gebruikers.
7. Gespreksopnames
Gesprekken kunnen optioneel worden opgenomen voor kwaliteitscontrole en AI-verbetering. Maximale bewaartermijn: 30 dagen.
8. Transcripties en gespreksgegevens
Transcripties worden bewaard voor analyse en AI-optimalisatie. Maximale bewaartermijn: 90 dagen.
9. Gebruik van kunstmatige intelligentie
AI wordt gebruikt voor spraak-naar-tekst, interpretatie van vragen, genereren van antwoorden en samenvattingen. Interpretatiefouten kunnen voorkomen.
10. Technologiepartners en subverwerkers
OpenAI, Google Gemini, ElevenLabs, Twilio, cloudproviders en een Nederlandse VoIP-provider.
11. Doorgifte buiten de EU
Bij doorgifte buiten de EER worden standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie toegepast.
12. Beveiliging
Passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen, toegangsbeheer en beveiligde cloudinfrastructuur.
13. Bewaartermijnen
Gespreksopnames: max. 30 dagen | Transcripties: max. 90 dagen
14. Cookies
Wij gebruiken Google Analytics voor inzicht in websitegebruik (IP-adres, bezochte pagina's, sessieduur).
15. Rechten van betrokkenen
Inzage, correctie, verwijdering, bezwaar en overdracht. Verzoeken via de tandartspraktijk waarmee contact is geweest.
16. Wijzigingen
De meest recente versie staat altijd op onze website.